זה מתחיל בכוונה טובה. העובד לא מנסה לעקוף את הארגון אלא לעזור לו. הוא רוצה לעמוד ביעד, לסיים פרויקט או לתת שירות טוב יותר ללקוח, ולכן בוחר בפתרון המהיר ביותר שעומד לרשותו ושולף את האשראי הפרטי לשלם על הוצאה ארגונית.
חברת ניהול ההוצאות Emburse מצאה כי 63% מהעובדים משתמשים באשראי הפרטי לצורכי העבודה, עם הוצאה שנתית ממוצעת של 844 דולר לעובד. 43% מהם מוותרים לחלוטין על הגשת דוחות הוצאות כדי לא להיגרר להליך מתיש ומסורבל יותר משווי ההוצאה.
עקיפת תהליכים ארגוניים חושפת את הארגון לסיכוני אבטחת מידע, מאחר שעובדים משתמשים בכלים שלא אושרו, ומייצרת שחיקה מצטברת בקרב עובדים שמממנים מכיסם צרכים עסקיים שוטפים.
אלה שבעת הכשלים הארגוניים המרכזיים שמכריחים את העובדים לפתוח את הארנק:
- הבירוקרטיה המתישה של אישורי הקבלות
מערכות הגשת קבלות מורכבות, שמצריכות חתימות של כמה מנהלים כמו גם המתנה ארוכה לקבלת התשלום, מובילות את העובד לבצע חישוב פשוט של עלות מול תועלת ולהעדיף לספוג הוצאות נמוכות כדי לחסוך זמן ועצבים. אפליקציות דיגיטליות לצילום קבלות והגדרת מסלול ירוק עשויות לסייע. בנוסף, מנגנון שמעניק אישור אוטומטי להוצאות קטנות עד סכום מוגדר מראש, שמגובה בבקרת מערכת מדגמית כדי למנוע חריגות וניצול לרעה, יקדם את התהליך באופן מהיר ויעיל הרבה יותר.
- נסיעות במוניות בשעות חריגות
ארגונים שדורשים עבודה בשעות חריגות מבטיחים מימון מוניות, אך ללא הסדר דיגיטלי מובנה העובד נאלץ לשלם מכיסו, לאסוף קבלות ולהמתין להחזר. הכשל נפתר בקלות על ידי הטמעת פרופיל עסקי באפליקציות נסיעות מובילות. פתרון זה מאפשר לעובד להזמין נסיעה בלחיצת כפתור ישירות על חשבון החברה, ומייתר לחלוטין את הוצאת הכסף הפרטי והביורוקרטיה. - חוסר הגמישות של תוכניות רווחה ותקציבי 'תן ביס' לעובדי שטח
פעמים רבות, עובדים מגלים שספקים מקומיים במסעדות באזור המשרד, בנסיעות או בפגישות בשטח, אינם מכבדים את הכרטיס של העבודה ונאלצים לשלם מכיסם. הפתרון הוא מעבר לכרטיסי מסעדות מבוססי רשת אשראי בינלאומית. פתרון זה מאפשר לעובד לנצל תקציב הוצאות ייעודי בכל מסעדה או סופרמרקט, ללא מגבלת ספקים קשיחה ובכל מקום. - תקרת אש"ל נמוכה מדי
תקציב יומי קשיח ומיושן לארוחות ולינה בעת נסיעות עבודה או פגישות מחוץ למשרד מאלץ עובדים לשלם מכיסם את ההפרש הכספי, מפני שתעריפי המסעדות והמלונות באזור הפגישה גבוהים משמעותית מהרף המקסימלי שהוגדר בחברה, ולא עודכן. תקרת אש"ל דינמית המשתנה לפי מיקום גיאוגרפי תאפשר תעריף מותאם וגבוה יותר לפגישות במרכז תל אביב לעומת אזורי פריפריה, תוך הצמדה קבועה של התקציב למדד המחירים המעודכן במסעדות.
- דמי חניה בחניונים בדרך לפגישות
עובד שנדרש להגיע לפגישות עם לקוחות באזורי תעשייה או מרכזי ערים, נאלץ להפעיל אפליקציות חניה (פנגו/סלופארק) או לשלם בכניסה לחניונים פרטיים מכספו. תהליך הפקת החשבוניות והגשתן מסורבל, והעובד נוטה לספוג את העלות. הפתרון בקונצנזוס הוא חיבור החברה לחשבון עסקי מרוכז באפליקציות החניה, שהמאפשר חיוב ישיר של הארגון.
- האגרה הקטנה שאף אחד לא מחזיר
הרשמה לכנס, רכישת דו"ח מקצועי, תשלום אגרה או גישה למאגר מידע הם סכומים קטנים שעובדים רבים משלמים מכיסם כדי לחסוך תהליך אישור ארוך. אך לאורך השנה ההוצאות מצטברות. הארגון צריך להקצות תקציב להוצאות קטנות, עם מסלול אישור מהיר או כרטיס וירטואלי ייעודי.
- טיסות עבודה
עובדים שטסים לחו"ל נדרשים לעיתים בשדה התעופה לשלם תוספת עבור משקל עודף, כבודה נוספת או שינוי כרטיס דחוף בשל אילוצי לוחות זמנים בשטח. מכיוון שהוצאות אלו מתרחשות מחוץ לכרטיס המקור, העובד נאלץ לגהץ אשראי פרטי. הפתרון הוא מעבר לעבודה עם סוכנות נסיעות עסקית (TMC) שמפעילה מוקד חירום זמין לשינויים ותשלומים ישירים 24/7.
הסרת מכשולים קטנים של ביורוקרטיה היא מנוע צמיחה שמאפשר לחברה מסורבלת להפוך לארגון מהיר, בריא ותחרותי. ארגונים, שמקלים על ביצוע העבודה היומיומית, מרוויחים יעילות תפעולית ומאפשרים לעובדים להתמקד בעבודה עצמה במקום במרדף אחר אישורים, קבלות והחזרים.
יונתן שמחוביץ' הוא מנכ"ל חברת הפינטק רובין.
